Eine Verwaltung zu wechseln ist keine Frage von Sympathie, sondern von Organisation. Wer die Fristen kennt, den Wechsel sauber traktandiert und die Übergabe vorbereitet, kommt in wenigen Wochen zu einer neuen Verwaltung – ohne Lücke in der Bewirtschaftung und ohne Streit über Unterlagen. Dieser Beitrag zeigt den Ablauf Schritt für Schritt.
Zuerst den Verwaltungsvertrag prüfen
Der Verwaltungsvertrag zwischen der Stockwerkeigentümergemeinschaft und der Verwaltung ist rechtlich ein einfacher Auftrag. Nach Art. 404 OR kann ein Auftrag jederzeit widerrufen werden – dieses Recht ist zwingend und lässt sich vertraglich nicht wegbedingen. Eine im Vertrag vereinbarte Kündigungsfrist ist deshalb nicht in Stein gemeisselt, sie regelt aber den geordneten Normalfall.
In der Praxis empfiehlt sich, die vertragliche Frist einzuhalten: üblich sind drei Monate auf das Ende des Rechnungsjahres. Das hat einen guten Grund – so fällt der Wechsel mit dem Abschluss der Betriebskostenabrechnung zusammen, und niemand muss ein angebrochenes Buchhaltungsjahr übernehmen. Wer «zur Unzeit» kündigt, riskiert zudem Ersatzansprüche der bisherigen Verwaltung.
Prüfen Sie deshalb vor allem: Auf welchen Termin läuft der Vertrag? Wie lang ist die Frist? Wer ist zur Kündigung befugt – die Versammlung oder der Ausschuss? Und stimmt das Rechnungsjahr mit dem Kalenderjahr überein?
Der Wechsel gehört an die Eigentümerversammlung
Einzelne Eigentümerinnen und Eigentümer können die Verwaltung nicht selbst absetzen. Zuständig ist die Versammlung. Art. 712r Abs. 1 ZGB hält fest, dass die Versammlung die Verwaltung jederzeit abberufen kann – unter Vorbehalt allfälliger Entschädigungsansprüche. Lehnt die Versammlung eine Abberufung ab, obwohl wichtige Gründe vorliegen, kann jede einzelne Eigentümerin und jeder Eigentümer binnen Monatsfrist die gerichtliche Abberufung verlangen (Art. 712r Abs. 2 ZGB). Das ist aber der Ausnahmefall.
Traktandieren Sie den Wechsel als eigenen Punkt, mit klarem Antragstext – am besten in zwei Teilen: Kündigung des bestehenden Vertrags auf einen bestimmten Termin, und Wahl der neuen Verwaltung mit Ermächtigung des Ausschusses, den Vertrag zu unterzeichnen. So vermeiden Sie eine Lücke zwischen Abgang und Antritt.
Beschlussfähigkeit und Mehrheiten
Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die Hälfte aller Stockwerkeigentümer, die zugleich zur Hälfte anteilsberechtigt ist, mindestens aber zwei Stockwerkeigentümer, anwesend oder vertreten sind (Art. 712p ZGB). Wird dieses doppelte Quorum verfehlt, ist eine zweite Versammlung einzuberufen, die bereits mit einem Drittel der Eigentümerschaft beschlussfähig ist.
Wahl und Abberufung der Verwaltung sind Akte der ordentlichen Verwaltung und benötigen das einfache Mehr der anwesenden oder vertretenen Stimmen. Ein qualifiziertes Mehr ist nicht nötig. Achtung: Das Reglement Ihrer Gemeinschaft kann abweichende Regeln enthalten – lesen Sie es vor der Versammlung nach. Bei knappen Verhältnissen lohnt es sich, aktiv Vollmachten einzusammeln.
Offerten einholen und vergleichbar machen
Holen Sie zwei bis drei Offerten ein und geben Sie allen Anbietern dieselbe Grundlage: Anzahl Einheiten, Baujahr, Heizsystem, Anzahl Versammlungen pro Jahr, bestehende Serviceverträge und die letzte Betriebskostenabrechnung. Nur so werden die Preise vergleichbar.
Wichtiger als der Grundpreis ist, was er umfasst. Fragen Sie konkret nach: Sind Versammlung und Protokoll inbegriffen? Was kostet eine ausserordentliche Versammlung? Wie werden Bauprojekte abgerechnet – pauschal oder in Prozent der Bausumme? Fallen Gebühren für Handänderungen, Mahnungen oder Kopien an? Und: Wer ist die konkrete Ansprechperson, und wie viele Einheiten betreut sie? Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zu den Kosten einer STWEG-Verwaltung sowie auf unserer Preisübersicht.
Die Übergabe: Unterlagen, Konten, Schlüssel
Die scheidende Verwaltung ist verpflichtet, Rechenschaft abzulegen und alles herauszugeben, was der Gemeinschaft gehört. Dazu zählen Reglement und Begründungsakt, sämtliche Protokolle, die Buchhaltung mit Belegen, Verträge mit Dienstleistern, Versicherungspolicen, Pläne und Bedienungsanleitungen, die Eigentümer- und Mieterliste sowie Schlüssel und Schliessplan.
Legen Sie einen klaren Stichtag für die Buchhaltung fest – idealerweise das Ende des Rechnungsjahres. Die bisherige Verwaltung schliesst bis zu diesem Datum ab und legt die revidierte Abrechnung vor; die neue Verwaltung übernimmt mit der Eröffnungsbilanz. Die Konten der Gemeinschaft, insbesondere das Erneuerungsfondskonto, lauten auf die Gemeinschaft und nicht auf die Verwaltung. Ändern muss sich nur die Zeichnungsberechtigung. Klären Sie diesen Punkt früh mit der Bank, das dauert erfahrungsgemäss am längsten.
Häufige Stolpersteine
Aus der Praxis kennen wir vier Klassiker: erstens die verpasste Frist, weil der Vertrag zu spät gelesen wurde. Zweitens ein unpräziser Antragstext, der die Wahl der neuen Verwaltung offenlässt. Drittens ein Stichtag mitten im Jahr, der zu zwei Teilabrechnungen und unnötigen Kosten führt. Und viertens eine Übergabe ohne Quittungsliste – wenn ein Jahr später Belege fehlen, weiss niemand mehr, was übergeben wurde.
So läuft ein Wechsel bei Sky Treuhand ab
Vom Kündigungstermin bis zum stabilen Betrieb rechnen wir mit vier bis acht Wochen. Zuerst der Antrittsbesuch vor Ort mit dem Ausschuss: Liegenschaft anschauen, Verträge und offene Themen aufnehmen. Danach die Datenübernahme in unsere Software immotop2 – Einheiten, Wertquoten, Kreditoren, Serviceverträge und Bankverbindungen. Parallel läuft die ordentliche Bewirtschaftung bereits an, damit keine Rechnung liegen bleibt. Zum Jahresende folgen Abschluss, Betriebskostenabrechnung und die erste Eigentümerversammlung unter neuer Führung.
Checkliste für den Verwaltungswechsel
- Verwaltungsvertrag hervornehmen: Kündigungstermin, Frist und Zuständigkeit prüfen
- Reglement auf abweichende Mehrheits- und Wahlvorschriften durchsehen
- Zwei bis drei Offerten mit identischer Ausgangslage einholen
- Offerten in einer Tabelle vergleichbar aufbereiten, inklusive Nebenkosten
- Traktandum rechtzeitig anmelden, Antragstext schriftlich formulieren
- Vollmachten einsammeln, damit das Quorum nach Art. 712p ZGB erreicht wird
- An der Versammlung Kündigung und Wahl separat beschliessen
- Kündigung schriftlich und eingeschrieben zustellen
- Stichtag für die Buchhaltung festlegen, idealerweise per Ende Rechnungsjahr
- Übergabeliste erstellen: Akten, Buchhaltung, Verträge, Policen, Pläne, Schlüssel
- Zeichnungsberechtigung bei der Bank umstellen, Erneuerungsfonds nicht vergessen
- Dienstleister, Hauswartung und Versicherungen über den Wechsel informieren
- Übergabe quittieren lassen und die Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
Häufige Fragen
Können wir jederzeit kündigen oder nur auf einen Termin?
Rechtlich ist der Verwaltungsvertrag als Auftrag jederzeit widerrufbar (Art. 404 OR). Praktisch ist der ordentliche Termin fast immer die bessere Lösung, weil sonst Entschädigungsansprüche und eine zerrissene Buchhaltung drohen.
Welche Mehrheit brauchen wir?
Das einfache Mehr der anwesenden oder vertretenen Stimmen genügt, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht. Entscheidend ist zuerst die Beschlussfähigkeit nach Art. 712p ZGB.
Was, wenn die Versammlung den Wechsel ablehnt?
Dann bleibt die bisherige Verwaltung im Amt. Liegen wichtige Gründe vor und wurden diese missachtet, kann jede einzelne Eigentümerin und jeder Eigentümer binnen Monatsfrist die gerichtliche Abberufung verlangen (Art. 712r Abs. 2 ZGB).
Was geschieht mit dem Erneuerungsfonds?
Der Erneuerungsfonds gehört der Gemeinschaft. Er wird nicht «übertragen», sondern lediglich die Zeichnungsberechtigung auf dem Konto angepasst. Übrigens: Der Bundesrat hat am 13. Mai 2026 die Botschaft zur Revision des Stockwerkeigentumsrechts verabschiedet, die unter anderem ein Klagerecht auf Errichtung eines Erneuerungsfonds vorsieht. Das Geschäft ist im Parlament hängig.
Wie lange dauert der Wechsel?
Ab Kündigungstermin in der Regel vier bis acht Wochen bis zum eingespielten Betrieb. Die Bewirtschaftung läuft in dieser Zeit ohne Unterbruch weiter.
Einen Wechsel prüfen
Ein Verwaltungswechsel ist kein Grossprojekt, wenn er sauber aufgesetzt ist. Wir von der Sky Treuhand AG begleiten Ausschüsse regelmässig durch genau diesen Ablauf – von der Prüfung des bestehenden Vertrags über eine vergleichbare Offerte bis zur vollständigen Übergabe. Was wir konkret übernehmen, lesen Sie auf der Seite STWEG-Verwaltung.
Wenn Sie überlegen, ob ein Wechsel für Ihre Gemeinschaft Sinn ergibt: Wir schauen die Ausgangslage unverbindlich mit Ihnen an und sagen Ihnen offen, ob sich der Aufwand lohnt. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Massgebend sind das Reglement Ihrer Gemeinschaft und der bestehende Verwaltungsvertrag.