Ein KMU in Bülach füllt seit Jahren dasselbe MWST-Formular aus, das per Post kommt. Nur: Dieses Formular gibt es nicht mehr, und seit Mai 2026 ist auch der einfache Online-Zugang mit dem zugestellten Abrechnungscode abgeschaltet. Wer sich bis dahin nicht im ESTV-Portal registriert hat, kann seine Mehrwertsteuer schlicht nicht mehr einreichen.

Bis zum 31. Oktober 2026 steht die nächste Umstellung an: Das Behörden-Login AGOV wird Pflicht. Ein Überblick, was Unternehmen im Zürcher Unterland jetzt erledigen sollten – und welche Erleichterung dabei leicht untergeht.

Papier und «easy» sind Geschichte

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen ihre Abrechnung online über das ESTV-Portal einreichen. Papierabrechnungen können seither nicht mehr bestellt werden – auch nicht für rückwirkende Abrechnungsperioden. Ein Bestellformular dafür existiert nicht mehr. Selbst erstellte Formulare oder Kopien akzeptiert die Eidgenössische Steuerverwaltung ebenfalls nicht.

Viele kleinere Betriebe nutzten bisher «MWST-Abrechnung easy»: Abrechnungscode abwarten, Zahlen eintippen, fertig. Damit ist Schluss. Bis zum 8. Mai 2026 war die Einreichung mit dem zugestellten Code möglich, seit dem 11. Mai 2026 steht ausschliesslich «MWST-Abrechnung pro» zur Verfügung. Die alten Abrechnungscodes haben ihre Gültigkeit verloren.

Die Folgen einer versäumten Registrierung sind unangenehm: Wer die Abrechnung nicht einreicht, wird nach Ermessen eingeschätzt und kann zusätzlich gebüsst werden. Die Registrierung erfolgt im ESTV-Portal über den Service «myESTV» – Unternehmen suchen, Sitzadresse bestätigen, «MWST-Abrechnung pro» auswählen, Kontaktangaben ergänzen.

Bis 31. Oktober 2026 auf AGOV umsteigen

AGOV ist das gemeinsame Login der Schweizer Behörden und löst das bisherige CH-Login ab. Spätestens ab dem 31. Oktober 2026 müssen bestehende Userinnen und User auf AGOV umsteigen; die bisherigen Logins werden dann automatisch migriert, sämtliche Berechtigungen bleiben erhalten. Wer bereits heute wechselt, registriert sich im ePortal via AGOV und verknüpft anschliessend sein bestehendes Konto.

Aus der Praxis: Erledigen Sie das nicht am Tag vor der Abrechnungsfrist. Die Verknüpfung braucht ein Mobilgerät und einige Minuten Ruhe – ein Quartalsende ist dafür der denkbar schlechteste Zeitpunkt.

Treuhänder berechtigen – aber in der richtigen Reihenfolge

Die ESTV empfiehlt ein Vorgehen, das viele Unternehmen umgekehrt handhaben: Zuerst berechtigt das Unternehmen eigene Mitarbeitende für die Rolle «Ausfüller» oder «Einreicher». Erst danach stellt eine berechtigte Person dem Treuhänder einen Einladungscode zu. So behält das Unternehmen den Zugriff auf seine eigenen Abrechnungen – auch wenn der Treuhänder später wechselt.

Beantragt der Treuhänder die Berechtigung selber, geht der Aktivierungscode immer an die Sitzadresse des Unternehmens. Bei Firmen mit c/o-Adresse oder wenig besetztem Briefkasten – in Winkel, Kloten oder Embrach keine Seltenheit – kostet das rasch zwei Wochen.

Jährliche Abrechnung: die übersehene Erleichterung

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis CHF 5’005’000 die Mehrwertsteuer auf Antrag jährlich statt quartalsweise abrechnen. Voraussetzung ist, dass die bisherigen Abrechnungen fristgerecht eingereicht und vollständig bezahlt wurden. Der Antrag läuft über das ESTV-Portal und muss bis spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode – also bis Ende Februar – eingereicht werden.

Unterjährig sind Raten zu zahlen. Bei der effektiven Methode und bei Pauschalsteuersätzen sind es drei Raten, fällig am 30. Mai, 30. August und 30. November; bei der Saldosteuersatzmethode eine einzige Rate per 30. August. Die Mindestrate beträgt CHF 500 beziehungsweise CHF 1’000, und bis zehn Tage vor Fälligkeit lässt sich die Höhe im Portal anpassen. Die eigentliche Abrechnung ist bis Ende Februar des Folgejahres einzureichen und zu bezahlen.

Die Jahresabstimmung gehört zum Abschluss

Unabhängig vom Abrechnungsrhythmus gilt: Die eingereichten Abrechnungen sind mit dem Jahresabschluss abzugleichen und festgestellte Mängel zu korrigieren. Dafür ist ausschliesslich das Formular «Jahresabstimmung (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG)» zu verwenden, in dem nur die Differenzen zu deklarieren sind. Wurden keine Mängel festgestellt, ist gar nichts einzureichen. Geht innert 240 Tagen seit Ende des Geschäftsjahres keine Berichtigungsabrechnung ein, betrachtet die ESTV die Steuerperiode als finalisiert.

Wird erst bei der Finalisierung korrigiert, ist ein Verzugszins geschuldet. Dieser beträgt seit dem 1. Januar 2026 noch 4,0 Prozent (2025: 4,5 Prozent) und wird grundsätzlich erst ab einem Betrag von CHF 100.00 erhoben.

Was das für Sie bedeutet

Drei Punkte gehören vor Ende Oktober auf die Pendenzenliste: Ist ein AGOV-Login vorhanden und mit dem bestehenden Konto verknüpft? Ist das Unternehmen für «MWST-Abrechnung pro» registriert? Und sind die Berechtigungen so gesetzt, dass neben dem Treuhandbüro auch jemand im Betrieb selber Zugriff hat? Wer alle drei Fragen mit Ja beantwortet, kann die nächste Abrechnung ohne Überraschung einreichen.

Für Betriebe mit Umsatz unter CHF 5’005’000 lohnt sich zusätzlich die Frage, ob die jährliche Abrechnung passt. Sie spart drei Einreichungen pro Jahr, verlangt aber Disziplin bei den Raten – und eine Buchhaltung, die während des Jahres nachgeführt bleibt.

Gerne übernehmen wir die MWST-Abrechnung und die Jahresabstimmung für Sie – für Unternehmen in Winkel, Bülach, Kloten, Embrach, Dielsdorf und Winterthur. Mehr zu unserem Angebot finden Sie unter Buchhaltung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für eine Einschätzung Ihrer konkreten Situation erreichen Sie uns unter 043 543 04 45.

Stephan Ebnöther, lic. oec. publ., Treuhänder mit eidg. Fachausweis – aktualisiert am 12. Oktober 2026