Steuererklärung für Unternehmen: Frist 30. September – und der Kanton schickt keine Formulare mehr

Am 30. September 2026 läuft im Kanton Zürich die ordentliche Frist ab, um die Steuererklärung 2025 der juristischen Personen einzureichen. Betroffen sind alle Aktiengesellschaften, GmbH, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen mit Sitz, Verwaltung, Liegenschaften oder Betriebsstätte im Kanton – das Baugeschäft in Bülach genauso wie der Verein in Winkel. Anders als Privatpersonen, die bis Ende März Zeit haben, trifft diese Frist Unternehmen mitten im Betrieb. Und dieses Jahr kommt eine Umstellung dazu, die viele noch nicht mitbekommen haben.

Die Frist läuft am 30. September ab

Die Steuererklärung ist zusammen mit den Beilagen gemäss § 134 Abs. 2 StG bis zum 30. September beim Kantonalen Steueramt Zürich, Abteilung Register, einzureichen. Massgebend ist das Geschäftsjahr, das im Kalenderjahr 2025 geendet hat.

Eine Fristerstreckung bis zum 30. November erhalten Sie unkompliziert über den Online-Schalter des Steueramts; nötig ist einzig die Registernummer Ihres Unternehmens. Wichtig: Das Gesuch muss vor Ablauf der Frist gestellt sein – nach dem 30. September eingereichte Gesuche können nicht mehr berücksichtigt werden. Eine Erstreckung über den 30. November hinaus ist per Post zu beantragen und wird nur bei ausserordentlichen Gründen bewilligt. Arbeitsüberlastung und fehlende Unterlagen zählen ausdrücklich nicht dazu.

Neu: keine Steuerformulare mehr per Post

Ab dem Steuerjahr 2025 verschickt das Kantonale Steueramt keine Steuerformulare mehr per Post. Sämtliche Unterlagen stehen im Portal ZHcorporateTax bereit. Den persönlichen Zugangscode finden Sie auf dem Anschreiben des Steueramts – ein unscheinbares Couvert, das in manchem Ablagekorb liegen geblieben ist.

Ist der Code nicht mehr auffindbar, bestellen Sie ihn über die Helpdesk-Hotline des Steueramts. Aus Datenschutzgründen wird er nur per Post verschickt und trifft in der Regel innert ein bis zwei Arbeitstagen ein. Wer die Frist Ende September knapp nehmen will, erledigt das besser jetzt als in der letzten Woche.

Die elektronische Einreichung hat handfeste Vorteile: Es braucht keine Unterschrift, die Beilagen lassen sich digital übermitteln, und ab der zweiten Anwendung können die Vorjahresdaten importiert werden.

Diese Beilagen gehören dazu

Kern der Steuererklärung ist die unterzeichnete Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Je nach Situation kommen dazu:

• • Aufstellung über die Abschreibungen (Formular 530)

• • Verzeichnis der Liegenschaften (Formular 535)

• • Steuerausscheidung (Formular 520), wenn Liegenschaften oder Betriebsstätten in anderen Kantonen bestehen

• • Hilfsblätter zur STAF, etwa bei Patentbox oder Abzug für Eigenfinanzierung

Aus der Praxis: Halten Sie die Berechnung der Steuerrückstellung nachvollziehbar bereit. Das ist der Punkt, bei dem am häufigsten nachgefragt wird.

Was passiert, wenn nichts eingereicht wird

Wer die Steuererklärung trotz Verpflichtung und Mahnung nicht einreicht, wird nach pflichtgemässem Ermessen eingeschätzt. Dazu kommt eine Busse: nach Art. 174 DBG bis CHF 1’000.00, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis CHF 10’000.00. Eine Ermessenseinschätzung lässt sich nachträglich nur anfechten, wenn deren offensichtliche Unrichtigkeit nachgewiesen wird – das ist regelmässig aufwendiger als die Steuererklärung selbst.

Gleich weiterdenken: Aufbewahrung und Mehrwertsteuer

Aufbewahrung: Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR); die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Die elektronische Aufbewahrung ist der Papierform gleichgestellt – ein sauber strukturiertes digitales Archiv erspart später das Wühlen in Bundesordnern.

Mehrwertsteuer: Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis CHF 5’005’000.00 die Mehrwertsteuer jährlich statt vierteljährlich abrechnen. Der Antrag läuft über das ESTV-Portal und muss spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode – also bis Ende Februar – gestellt sein. Voraussetzung ist, dass die Abrechnungen der letzten drei Jahre fristgerecht eingereicht und vollständig bezahlt wurden. Wer 2027 davon profitieren will, entscheidet das am besten jetzt im Rahmen der Abschlussplanung.

Was das für Sie bedeutet

Drei Punkte für die nächsten Wochen:

• • Stand prüfen. Ist die Steuererklärung 2025 eingereicht? Wenn nein, die Fristerstreckung bis 30. September online beantragen – das dauert zwei Minuten.

• • Zugangscode suchen. Ohne Code kein ZHcorporateTax. Fehlt er, sofort bestellen; der Postweg braucht ein bis zwei Tage.

• • Unterlagen bereitlegen. Unterzeichnete Jahresrechnung 2025 samt Abschreibungs- und Liegenschaftsaufstellung.

Für unsere Buchhaltungs- und Steuermandate in Winkel, Bülach, Kloten, Embrach, Dielsdorf und Winterthur übernehmen wir die Fristenkontrolle standardmässig, inklusive Erstreckungsgesuch. Mehr dazu finden Sie unter Buchhaltung und Steuern.

Stephan Ebnöther, lic. oec. publ., Treuhänder mit eidg. Fachausweis – aktualisiert am 7. September 2026

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind immer Ihre konkreten Verhältnisse und die geltenden Vorschriften. Für eine Einschätzung Ihrer Situation erreichen Sie uns unter 043 543 04 45.