Datenschutzerklärung

Sky Treuhand AG
Embracherstrasse 24, 8185 Winkel
Telefon 043 543 04 45 · info@skytreuhand.ch · www.skytreuhand.ch
Verwaltungsrat: Stephan Ebnöther (Präsident), Beatrice Zürcher

Gültig ab: 2. August 2026 (ersetzt alle früheren Fassungen)

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Sky Treuhand AG als Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften (STWEG), Mietverwaltung, Buchhaltungsstelle und Steuerberaterin Personendaten bearbeitet – einschliesslich des Einsatzes digitaler Hilfsmittel und künstlicher Intelligenz (Claude von Anthropic). Sie richtet sich an Eigentümerinnen und Eigentümer, Mieterinnen und Mieter, Vertragspartner, Interessentinnen und Interessenten sowie Besucherinnen und Besucher unserer Website.

1. Allgemeines

1.1 Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung der in dieser Erklärung beschriebenen Personendaten ist die Sky Treuhand AG, Embracherstrasse 24, 8185 Winkel (Handelsregister-Nr. CHE-103.702.642). Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@skytreuhand.ch oder 043 543 04 45.

1.2 Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung richtet sich nach dem revidierten Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Verordnung über den Datenschutz (DSV). Soweit Personendaten von Personen aus der EU/EWR betroffen sind oder eine Niederlassung in der EU besteht, beachten wir zusätzlich die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1.3 Branchenempfehlungen und berufsständische Standards

Über die gesetzlichen Vorgaben hinaus orientieren wir uns bei der Umsetzung des Datenschutzes an den einschlägigen Empfehlungen unserer Branchen- und Berufsverbände. Da wir sowohl in der Immobilienbewirtschaftung als auch im Treuhand- und Steuerbereich tätig sind, berücksichtigen wir dabei die Empfehlungen beider Bereiche:

• «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz» des SVIT Schweiz – für die STWEG- und Mietverwaltung, insbesondere zu Aufbewahrungsfristen, Mandatsübergaben und der Bekanntgabe von Daten innerhalb der Gemeinschaft;
• Umsetzungshilfe bzw. Checkliste zum neuen Datenschutzgesetz von TREUHAND|SUISSE – für die organisatorische Umsetzung in der Kanzlei, namentlich Bearbeitungsverzeichnis, Verträge mit Auftragsbearbeitern, technische und organisatorische Massnahmen, Löschkonzept, Meldeprozess bei Verletzungen der Datensicherheit sowie Schulung der Mitarbeitenden;
• «Leitfaden Datenschutzgesetz» von EXPERTsuisse – für die datenschutzkonforme Ausgestaltung von Prüfungs-, Buchhaltungs- und Steuermandaten, insbesondere im Zusammenspiel von Datenschutz, Berufs- und Geschäftsgeheimnis sowie beim Einsatz von Cloud-Diensten.

Ergänzend beachten wir die Empfehlungen des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) sowie die Sicherheitsempfehlungen des Bundesamts für Cybersicherheit (BACS, ehemals NCSC). Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes verbleibt in jedem Fall bei der Sky Treuhand AG; die genannten Hilfsmittel dienen uns als Massstab für die Umsetzung.

1.4 Grundsätze der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Transparenz und Datensicherheit. Personendaten werden nur so lange und in dem Umfang bearbeitet, wie dies für die jeweiligen Mandate, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere OR, MWSTG, DBG) oder aufgrund überwiegender Interessen notwendig ist.

1.5 Berufs- und Geschäftsgeheimnis

Sämtliche Mitarbeitenden der Sky Treuhand AG sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Angaben aus Buchhaltungs-, Steuer- und Verwaltungsmandaten unterliegen dem Geschäfts- und Berufsgeheimnis und werden nur offengelegt, soweit dies zur Mandatserfüllung erforderlich ist, die betroffene Person zustimmt oder eine gesetzliche Pflicht bzw. behördliche Anordnung besteht. Datenschutzrechtliche Auskunftsrechte Dritter dürfen nicht dazu führen, dass geheimnisgeschützte Angaben anderer Mandantinnen und Mandanten offengelegt werden; in solchen Fällen schränken wir die Auskunft entsprechend ein und begründen dies.

2. Welche Personendaten wir bearbeiten

Je nach Mandat und Geschäftsbeziehung bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

• Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum
• Vertrags- und Mandatsdaten: Eigentumsverhältnisse, Mietverträge, Vollmachten, Beschlüsse, Protokolle
• Finanzielle Daten: Kontoauszüge, Belege, Zahlungsverkehr, Buchhaltungs- und Steuerdaten, Bonitätsauskünfte
• Kommunikationsdaten: E-Mails, Briefe, Telefon- und Besprechungsnotizen
• Technische Daten: IP-Adressen, Server-Logfiles, Cookie-Kennungen (im Zusammenhang mit unserer Website)
• In Einzelfällen besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Gesundheitsangaben in Schadenmeldungen, Angaben zu Sozialhilfe oder familiären Verhältnissen in Steuerunterlagen) – ausschliesslich soweit für das konkrete Mandat notwendig, mit Einwilligung oder gestützt auf eine gesetzliche Grundlage.

3. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Datenübertragbarkeit)
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen, die auf einem überwiegenden Interesse beruhen

Die erste Auskunftsanfrage pro Kalenderjahr ist kostenlos. Für weitere Anfragen innerhalb von 12 Monaten können wir gemäss Art. 25 Abs. 6 DSG einen Kostenbeitrag von höchstens CHF 300 erheben. Anfragen richten Sie an info@skytreuhand.ch; wir beantworten sie in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Ist eine Bearbeitung innerhalb dieser Frist nicht möglich, teilen wir Ihnen dies mit und nennen die voraussichtliche Bearbeitungsdauer. Zudem steht Ihnen das Recht zu, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) zu beschweren.

4. Bearbeitung nach Dienstleistungsbereich

4.1 STWEG-Verwaltungen

Als Verwalterin von Stockwerkeigentümergemeinschaften bearbeiten wir Stammdaten der Eigentümerinnen und Eigentümer und der Liegenschaften, führen die Rechnungslegung und die Erneuerungsfonds, erstellen Verbrauchs- und Betriebskostenabrechnungen und bereiten Eigentümerversammlungen inkl. Einladungen, Traktandenlisten, Vollmachten und Protokollen vor. Liegenschaftsstammdaten werden unbeschränkt, Kontaktdaten während 10 Jahren und 6 Monaten nach Verkauf bzw. Mandatsende aufbewahrt. Rechnungslegungs- und Fondsunterlagen sowie Verbrauchsabrechnungen bewahren wir 10 Jahre (Rechnungslegung zusätzlich 6 Monate) auf; eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur mit Einwilligung, anonymisiert oder gestützt auf das überwiegende Interesse der Miteigentümerschaft an Zahlungstransparenz. Bei einer Mandatsübergabe erhält die neue Verwaltung mit Ermächtigung der STWEG sämtliche Unterlagen; die bisherige Verwaltung löscht ihre Daten nach Genehmigung der letzten Jahresrechnung.

4.2 Mietverwaltungen

Im (untergeordneten) Bereich der Mietverwaltung bearbeiten wir Daten von Eigentümerschaften, Mietinteressentinnen/-interessenten und Mieterinnen/Mietern, einschliesslich extern beschaffter Bonitäts- bzw. Wirtschaftsauskünfte. Nach Abschluss der Vermietung werden Interessentendaten gelöscht, sofern keine Einwilligung zur Weiterverwendung vorliegt. Mietverträge und zugehörige Unterlagen bewahren wir 10 Jahre nach der letzten Leistung auf (Art. 127 OR).

4.3 Buchhaltungen für Firmenkunden

Für Firmenkunden führen wir Buchhaltungen und bearbeiten dazu Beleg-, Bank- und Personendaten von Mitarbeitenden, Kundinnen/Kunden und Lieferanten unserer Auftraggeberinnen, soweit dies für die Buchführung notwendig ist. Geschäftsunterlagen bewahren wir gemäss Art. 958f OR während 10 Jahren auf.

4.4 Steuerdeklarationen für Firmen und Privatpersonen

Bei Steuerdeklarationen bearbeiten wir Einkommens-, Vermögens- und Abzugsdaten, die naturgemäss auch besonders schützenswerte Angaben enthalten können (z. B. Gesundheitskosten, Unterstützungsleistungen, familiäre Verhältnisse). Solche Angaben verwenden wir ausschliesslich zur Erstellung der Steuererklärung und geben sie nur an die zuständigen Steuerbehörden weiter. Unterlagen bewahren wir während der gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre) auf.

4.5 Beratungsmandate und Vermarktung

Bei allgemeinen Beratungsmandaten (z. B. Kaufberatung, Vermarktung von Liegenschaften) bearbeiten wir Daten von Verkäuferinnen/Verkäufern, Käuferinnen/Käufern und Interessentinnen/Interessenten. Unterlagen aus Verkaufsprozessen bewahren wir 5 Jahre auf (Rüge- und Verjährungsfristen nach SIA-Normen); Interessentendaten löschen wir nach Abschluss des Prozesses, sofern keine Einwilligung zur Wiederverwendung vorliegt. Übrige Beratungsmandate bewahren wir 2 Jahre nach Abschluss auf; eine anonymisierte Aufbewahrung darüber hinaus bleibt möglich.

4.6 Bekanntgabe an Handwerker und weitere externe Beteiligte

Zur Erfüllung des Verwaltungsmandats ist die Sky Treuhand AG als STWEG- bzw. Mietverwaltung berechtigt, Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern sowie von Mieterinnen und Mietern an externe Beteiligte weiterzugeben, soweit dies dem Verwaltungszweck dient. Dazu gehören namentlich:

• Handwerksbetriebe, Servicefirmen und Lieferanten – zur Terminvereinbarung, Zutrittsorganisation und Ausführung von Reparaturen, Unterhalts- und Servicearbeiten;
• Hauswartung und Liegenschaftsdienste;
• Versicherungen und Schadenexperten – zur Abwicklung von Schadenfällen;
• Revisionsstelle, Behörden, Werke und Energieversorger, Messdienstleister (z. B. für Heiz- und Wasserkostenabrechnungen);
• Rechtsvertretung, Betreibungs- und Gerichtsbehörden – zur Durchsetzung von Zahlungsausständen und Ansprüchen der Gemeinschaft;
• eine neue Verwaltung im Fall einer Mandatsübergabe.

Weitergegeben werden dabei jeweils nur diejenigen Daten, die für den konkreten Zweck erforderlich sind – in der Regel Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie die für den Auftrag notwendigen Sachangaben. Diese Bearbeitung stützt sich auf die Erfüllung des Verwaltungsmandats sowie auf das überwiegende Interesse der Gemeinschaft an einer funktionsfähigen Verwaltung; eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die externen Beteiligten sind zur DSG- bzw. DSGVO-konformen Bearbeitung und zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken, insbesondere nicht für Werbung, verwenden. Eine Weitergabe zu Zwecken ausserhalb des Verwaltungsmandats erfolgt nicht.

4.7 Kontaktdaten innerhalb der Stockwerkeigentümergemeinschaft

Die Verwaltung ist berechtigt, die Namen sowie die E-Mail-Adressen und Telefonnummern aller Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümer innerhalb der Gemeinschaft allen übrigen Eigentümerinnen und Eigentümern bekanntzugeben – etwa in Kontaktlisten, Präsenzlisten, Protokollen, Sammelmails oder in gemeinsamen Chatgruppen zur Freigabe von Ausgaben. Grundlage dafür ist das überwiegende Interesse der Mitglieder einer Stockwerkeigentümergemeinschaft, untereinander erreichbar zu sein: Sie bilden eine gesetzliche Gemeinschaft nach ZGB Art. 712a ff., müssen Versammlungen einberufen und Beschlüsse fassen können, benötigen Erreichbarkeit in Notfällen und bei Schäden am Gemeinschaftseigentum und haben ein Recht auf Information über die gemeinschaftlichen Angelegenheiten.

Die Bekanntgabe beschränkt sich auf den Kreis der Eigentümerinnen und Eigentümer der betreffenden Gemeinschaft und erfolgt ausdrücklich nicht zu Werbezwecken. Die Empfängerinnen und Empfänger dürfen die Angaben nur im Rahmen der gemeinschaftlichen Angelegenheiten verwenden. Wer aus besonderen, überwiegenden Gründen mit der Bekanntgabe einzelner Angaben nicht einverstanden ist, kann bei uns Widerspruch erheben; wir prüfen diesen im Einzelfall und suchen eine praktikable Lösung (z. B. Kommunikation ausschliesslich über die Verwaltung).

5. Eingesetzte digitale Werkzeuge und Auftragsbearbeiter

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir verschiedene IT-Systeme ein. Deren Anbieter bearbeiten Personendaten in unserem Auftrag als Auftragsbearbeiter und sind vertraglich zur Einhaltung von DSG/DSGVO verpflichtet. Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes verbleibt bei der Sky Treuhand AG.

• ImmoTop2 (W+W Informatik AG): Liegenschaftsverwaltungs- und Buchhaltungssoftware für STWEG- und Mietmandate.
• Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams): E-Mail, Dokumentenablage und Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei.
• Tresorit: verschlüsselte Cloud-Ablage, in die freigegebene Inhalte der Kundendossiers aus OneDrive gespiegelt werden.
• PDF- und Signaturwerkzeuge zur Belegverarbeitung, Formularbefüllung und elektronischen Unterzeichnung.
• Claude (Anthropic) als KI-gestütztes Arbeitswerkzeug – siehe Abschnitt 6 für Details.

6. Einsatz künstlicher Intelligenz – Claude (Anthropic)

6.1 Wofür wir Claude einsetzen

Sky Treuhand AG nutzt «Claude», ein KI-Sprachmodell des Anbieters Anthropic, als internes Arbeitswerkzeug, um wiederkehrende administrative und buchhalterische Tätigkeiten effizienter zu erledigen. Typische Einsatzbereiche sind:

• Erstellen und Formatieren von Korrespondenz (Einladungen zu Eigentümerversammlungen, Mahnschreiben, Kurzmitteilungen) auf Basis unserer Word-Vorlagen und Versand über die Chrome-Erweiterung inkl. korrekter Signatur und Beilagen;
• Erkennen, Benennen und Ablegen gescannter Belege (Kreditorenrechnungen, Protokolle, Schadenmeldungen, Versicherungsdokumente) im jeweiligen Kundendossier;
• Kontoabstimmung zwischen Bankauszügen und der Buchhaltung in ImmoTop2;
• Vorbereitung von Betriebskostenabrechnungen, Steuerbeleg-Analysen und Entwürfen von Versammlungsprotokollen;
• Unterstützung bei Auswertungen und internen Übersichten (z. B. Excel-Zusammenfassungen).

Claude erstellt dabei stets nur Entwürfe oder Vorschläge. Jede Massnahme mit Aussenwirkung – ein Mahnschreiben, eine E-Mail, eine Buchung oder eine Zahlung – wird von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der Sky Treuhand AG geprüft und erst danach freigegeben bzw. versendet. Es findet keine vollständig automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 21 DSG statt.

6.2 Welche Personendaten dabei bearbeitet werden

Im Rahmen dieser Aufgaben können Namen und Adressen von Eigentümerinnen/Eigentümern, Mieterinnen/Mietern und Handwerksbetrieben, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Bankverbindungen und Kontobewegungen sowie Inhalte von E-Mails und Dokumenten, die für die jeweilige Aufgabe freigegeben wurden, an Claude übermittelt werden. Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Gesundheitsangaben in Schadenmeldungen oder Steuerunterlagen) bearbeiten wir mit Claude nur, soweit dies für den konkreten Auftrag erforderlich ist; wo sinnvoll minimieren oder schwärzen wir solche Angaben vor der Übergabe, und die Ergebnisse werden immer manuell kontrolliert.

6.3 Anbieter, Vertragsverhältnis und Auftragsbearbeitung

Anbieterin ist Anthropic; je nach Konstellation ist Vertragspartei Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA) oder für Kundinnen und Kunden in der EU/EWR, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz Anthropic Ireland Limited (Dublin, Irland). Sky Treuhand AG nutzt einen kommerziellen Geschäftskundenzugang und keinen kostenlosen Konsumenten-Account. Auf dieser Grundlage gilt zwischen uns und Anthropic ein Auftragsbearbeitungsvertrag («Data Processing Addendum»), der die Anforderungen von DSG und DSGVO an die Bearbeitung durch Dritte abdeckt. Anthropic gilt damit datenschutzrechtlich als unsere Auftragsbearbeiterin; verantwortliche Stelle gegenüber Ihnen bleibt die Sky Treuhand AG. Entsprechend den Empfehlungen von EXPERTsuisse zum Einsatz von Cloud-Diensten prüfen wir vor jedem Einsatz, ob die Bearbeitung mit unseren Vertraulichkeits- und Geheimhaltungspflichten (Ziffer 1.5) vereinbar ist, und beschränken die übergebenen Daten auf das Notwendige.

6.4 Kein Training von KI-Modellen mit unseren Mandatsdaten

Für Geschäftskundinnen und -kunden sehen die massgebenden Geschäftsbedingungen von Anthropic vor, dass Eingaben («Inputs») und Ausgaben («Outputs») nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden, es sei denn, die Organisation stimmt dem ausdrücklich zu (z. B. über ein optionales «Development Partner Program»). Sky Treuhand AG nimmt an einem solchen Programm nicht teil. Damit unterscheidet sich unsere geschäftliche Nutzung wesentlich von einer privaten, kostenlosen Nutzung eines Chatbots.

6.5 Speicherort und Aufbewahrungsdauer bei Anthropic

Die Verarbeitung durch Claude erfolgt auf Infrastruktur von Anthropic, im Regelfall in den USA. Nach den Standardbedingungen für Geschäftskundinnen und -kunden werden Anfragen und Ergebnisse rund 30 Tage serverseitig aufbewahrt und danach gelöscht; für besonders sensible Anwendungsfälle prüfen wir laufend den Einsatz sogenannter «Zero Data Retention»-Optionen, bei denen keine serverseitige Speicherung über die Verarbeitung hinaus erfolgt. Da die Bearbeitung teilweise in den USA stattfindet, stützt sich die internationale Datenübermittlung auf Standardvertragsklauseln bzw. von der Schweiz und der EU anerkannte Angemessenheitsmechanismen, wie sie in der Datenschutzrichtlinie von Anthropic beschrieben sind.

6.6 Zusammenspiel mit unseren übrigen Systemen

Greift Claude in unserem Auftrag auf Daten in OneDrive, Tresorit oder ImmoTop2 zu, geschieht dies ausschliesslich innerhalb unserer eigenen, geschützten IT-Umgebung und unter denselben Vertraulichkeitspflichten, die auch für unsere Mitarbeitenden gelten. Vor dem Öffnen einer Desktop-Anwendung wie ImmoTop2 wird jeweils zuerst geprüft, ob diese bereits läuft, um Mehrfachstarts zu vermeiden; kann die Anwendung nicht gefunden werden, erfolgt lediglich eine Meldung an die zuständige Mitarbeiterin bzw. den zuständigen Mitarbeiter, ohne dass die Anwendung selbständig gestartet wird.

6.7 Ihre Rechte im Zusammenhang mit der KI-gestützten Bearbeitung

Sie können bei uns jederzeit erfragen, ob und in welchem Umfang Ihre Daten mit Unterstützung von Claude bearbeitet wurden. Sie haben zudem das Recht, eine ausschliesslich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung abzulehnen und eine menschliche Überprüfung zu verlangen – dies entspricht bei uns ohnehin der Regel, da jedes Ergebnis vor Wirksamkeit von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter kontrolliert wird. Weiterführende Angaben von Anthropic finden Sie in dessen Datenschutzrichtlinie (anthropic.com/legal/privacy), den Geschäftsbedingungen (anthropic.com/legal/commercial-terms) sowie im Verzeichnis der Unterauftragsbearbeiter im Trust Center (trust.anthropic.com).

Hinweis: Diese Erklärung beschreibt unsere aktuelle Praxis nach bestem Wissen; sie stellt keine Rechtsberatung dar. Wir überprüfen den Einsatz von KI-Werkzeugen und die vertraglichen Grundlagen mit Anthropic regelmässig und passen diese Erklärung bei Bedarf an.

7. Internationale Datenübermittlung

Server und Dienstleister, die wir einsetzen (u. a. Microsoft, Tresorit, Anthropic), können auch im Ausland ansässig sein oder dort verarbeiten. Wir stellen sicher, dass sämtliche Auftragsbearbeiter vertraglich zur Einhaltung eines dem DSG bzw. der DSGVO gleichwertigen Datenschutzniveaus verpflichtet sind, namentlich über Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder gleichwertige Garantien.

8. Automatisierte Einzelentscheidungen

Im Vermietungsprozess sowie bei der KI-gestützten Vorbereitung von Dokumenten (Abschnitt 6) können automatisierte Auswertungen zum Einsatz kommen. Sämtliche automatisierten Auswertungen und Entwürfe werden durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Sky Treuhand AG überprüft, bevor sie wirksam werden; Sie können eine solche Entscheidung jederzeit beanstanden und eine manuelle Überprüfung verlangen.

9. Datensicherheit und organisatorische Massnahmen

Wir schützen Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Missbrauch. Die nachstehenden Massnahmen setzen die Empfehlungen von TREUHAND|SUISSE, EXPERTsuisse und SVIT Schweiz (Ziffer 1.3) um.

9.1 Technische Massnahmen und Datensicherungen

Wir setzen aktuelle Betriebssysteme und Anwendungen ein, halten Virenschutz und Firewalls betriebsbereit, sichern Zugänge durch persönliche Konten und Mehrfaktor-Authentifizierung, wo verfügbar, und verschlüsseln die Übertragung und Ablage sensibler Daten. Regelmässige Datensicherungen erfolgen auf Schweizer Datenträgern sowie über die eingesetzten Cloud-Dienste nach deren einschlägigen Sicherheitsstandards; die Wiederherstellbarkeit wird periodisch überprüft. Als Massstab dienen die Empfehlungen des Bundesamts für Cybersicherheit (BACS, ehemals NCSC).

9.2 Bearbeitungsverzeichnis und Löschkonzept

Wir führen ein internes Verzeichnis unserer Datenbearbeitungen mit Angabe von Zweck, Datenkategorien, Empfängern, Aufbewahrungsdauer und allfälligen Auslandsbekanntgaben. Darauf abgestimmt ist ein Löschkonzept: Personendaten, die für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden und keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gelöscht oder anonymisiert. Die Fristen sind in Ziffer 10 zusammengefasst.

9.3 Auftragsbearbeitung und Verträge

Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten (Ziffer 5), bestehen Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung. Diese verpflichten die Anbieter, die Daten ausschliesslich in dem Umfang zu bearbeiten, in dem wir selbst dazu befugt sind, angemessene Sicherheitsmassnahmen zu treffen, Unterauftragsverhältnisse offenzulegen und uns Verletzungen der Datensicherheit unverzüglich zu melden. Die Verträge werden bei Systemwechseln überprüft.

9.4 Meldung von Verletzungen der Datensicherheit

Für Verletzungen der Datensicherheit besteht ein interner Prozess zur Feststellung, Dokumentation und Eskalation. Führt eine Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen, melden wir sie so rasch wie möglich dem EDÖB und informieren die betroffenen Personen, soweit dies zu ihrem Schutz erforderlich ist oder der EDÖB es verlangt. Alle Vorfälle werden intern protokolliert.

9.5 Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Unsere Mitarbeitenden sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden im Umgang mit Personendaten, in der Erkennung von Phishing- und Betrugsversuchen sowie im Verhalten bei Sicherheitsvorfällen geschult und periodisch sensibilisiert. Der Einsatz von KI-Werkzeugen (Ziffer 6) ist Teil dieser Schulung.

10. Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Aufbewahrungsfristen zusammen; detaillierte Angaben finden Sie in Abschnitt 4.

Datenkategorie	Aufbewahrungsdauer
Liegenschafts-Stammdaten (STWEG)	unbeschränkt
Kontaktdaten Eigentümerschaft	10 Jahre + 6 Monate nach Verkauf/Mandatsende
Rechnungslegung, Erneuerungsfonds, Verbrauchsabrechnungen	10 Jahre (Rechnungslegung zusätzlich 6 Monate)
Mietverträge und Vermietungsunterlagen	10 Jahre nach letzter Leistung
Buchhaltungs- und Steuerunterlagen	10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Vermarktungs-/Verkaufsunterlagen	5 Jahre (Rüge-/Verjährungsfrist SIA)
Allgemeine Beratungsmandate	2 Jahre nach Abschluss, danach ggf. anonymisiert
CRM-/Kontaktdaten ohne Mandat	2 Jahre nach letztem Kontakt
Digitales Kundenkonto	bis Löschung, danach Entfernung aus Datenbanken innert 3 Monaten
E-Mail-Korrespondenz	1 Jahr ab letztem Schriftwechsel, länger bei laufender Geschäftsbeziehung
Kontaktformular-Website	1 Monat auf dem Webserver
Veranstaltungsanmeldungen	1 Jahr
Server-Logfiles	max. 6 Monate
Anfragen/Ergebnisse bei Claude (Anthropic)	i. d. R. 30 Tage serverseitig bei Anthropic

11. Unsere Website

11.1 Allgemeines

Diese Erklärung gilt für die Domain www.skytreuhand.ch sowie projektbezogene Seiten und Tools von Servicepartnern. Eine Eingabe von Daten ist ausser in ausdrücklich gekennzeichneten Einzelfällen (z. B. Kontaktformular) nicht erforderlich.

11.2 Cookies

Wir setzen Session-Cookies (werden beim Schliessen des Browsers gelöscht), persistente Cookies (max. 2 Jahre) und teilweise Cookies von Drittanbietern ein, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und die Nutzung statistisch auszuwerten. Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen einschränken oder deaktivieren; beim Besuch unserer Website können Sie zudem Ihre Präferenzen anpassen.

11.3 Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website erfassen wir automatisch IP-Adresse, aufgerufene Seite/Datei, Zugriffszeitpunkt, Erfolgsmeldung, Browsertyp/-version, Betriebssystem und Referrer-URL. Diese Daten dienen der Administration und Verbesserung der Website sowie der Erkennung unerlaubter Zugriffe und werden höchstens 6 Monate aufbewahrt, bei Verdacht auf unzulässige Zugriffe länger. Verarbeitet werden diese Daten durch unseren IT-Dienstleister als Auftragsbearbeiter.

11.4 Kontaktformular

Über das Kontaktformular übermittelte Daten löschen wir spätestens einen Monat nach Eingang von unseren Webservern; eine weitere Bearbeitung erfolgt anschliessend über E-Mail, Telefon oder den persönlichen Kontakt.

11.5 Spamschutz (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor automatisiertem Missbrauch setzen wir Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA). Dabei werden IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen und Nutzungsverhalten zur Bot-Erkennung verarbeitet; laut Anbieter erfolgt keine Nutzung zu Werbe- oder Profilierungszwecken. Ergänzend setzen wir serverseitige Honeypot-Felder und Spamfilterung ohne externe Datenübermittlung ein. Rechtsgrundlage ist unser überwiegendes Interesse an einem funktionsfähigen, missbrauchsgeschützten Formular; weitere Angaben unter cloudflare.com/privacypolicy.

11.6 Newsletter, Veranstaltungen und Versand

Newsletter versenden wir über ImmoTop2 oder klassischen Mailversand; Empfängerinnen und Empfänger können ihre Daten jederzeit einsehen, bearbeiten oder löschen lassen, unaufgeforderte Newsletter versenden wir nicht. Anmeldungs- und Teilnahmedaten zu Veranstaltungen löschen wir nach einem Jahr. Bei Versand per Briefpost verwenden wir Adressen einmalig pro Vertragsverhältnis; bei Präsenz auf sozialen Medien (z. B. Facebook, Instagram) gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattformanbieter.

12. Zusammenarbeit mit Dritten

Externe Partner (z. B. Handwerksbetriebe, Versicherungen, Behörden, IT-Dienstleister) müssen DSG- bzw. DSGVO-konform arbeiten. Eine Weitergabe von Personendaten erfolgt nur im erforderlichen Umfang; die Bekanntgabe im Rahmen von Verwaltungsmandaten ist in Ziffer 4.6 näher beschrieben. Bonitäts- bzw. Wirtschaftsauskünfte externer Anbieter fliessen namentlich im Vermietungsprozess in unsere Entscheidungsgrundlagen ein; eine Selbstauskunft können Sie direkt beim zuständigen Betreibungsamt einholen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienstleistungen, eingesetzten Werkzeuge (einschliesslich KI-Anwendungen) oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter skytreuhand.ch/datenschutz/.

14. Kontakt

Sky Treuhand AG, Embracherstrasse 24, 8185 Winkel · Telefon 043 543 04 45 · info@skytreuhand.ch. Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum (skytreuhand.ch/impressum/) und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (skytreuhand.ch/agb/).